De nieuwe fulfilment-logistiek van RFH maakt het mogelijk om Klokvoorverkoop-transacties vervroegd te gaan orderpicken en eventueel uitleveren.
Stelling:
• Vervroegd uitleveren is alleen zinvol als de koper in staat is het product zowel handmatig als met en barcode-scanner binnen te melden.

Kopers die met een EKT werken moeten in de huidige situatie, om de KVV-transacties middels een barcode-scanner binnen te kunnen melden, beschikken over de definitieve EKT, met daarin de ‘Barcode distributiebon’. Deze definitieve EKT wordt echter pas gestuurd nadat de bij de KVV-transactie behorende rest-partij is geveild. Zolang de koper de definitieve EKT niet heeft ontvangen heeft vervroegd afleveren voor kopers die met de EKT werken weinig zin, omdat ze de KVV-transactie niet met een barcode-scanner binnen kunnen melden.
FloraMondo stuurt weliswaar een voorlopige-EKT (of V-EKT) naar de koper, die bevat echter niet de ‘Barcode distributiebon’ omdat deze is gebaseerd op gegevens die pas tijdens het veilen worden bepaald.

Er zijn drie oplossingsrichtingen onderzocht:
1. De definitieve EKT versturen voordat de bij de KVV-transactie behorende rest-partij is geveild.
2. De barcode door FloraMondo toe laten voegen aan de V-EKT.
3. Het leveringsbericht (DESADV) gebruiken.

Ad. 1. Voor deze optie zou het kloknummer van de klok waarop de bij de KVV-transactie behorende rest-partij geveild wordt definitief bekend moeten zijn. Dit kloknummer is wel bij benadering bekend op basis van het veilschema, het definitieve veilschema is echter pas relatief kort voor het veilen (ver nadat KVV open is gegaan) bekend en ook daarna kunnen er redenen zijn waardoor incidenteel partijen naar een andere klok verhuizen. Daardoor kan een situatie ontstaan dat de KVV-transacties van de partij op een ander kloknummer is vastgelegd dan de klok-transacties op die zelfde systemen. Dit levert verderop in de keten, o.a. in de partijverantwoording naar de kweker (EPT en V-EPT) problemen op.
Ad. 2. Deze oplossingsrichting wordt hier voorgesteld.
Ad. 3. Daarmee zouden we voorbij gaan aan de grote installed base van kopers die alleen de (V-)EKT gebruiken. Dit zou een belemmering kunnen vormen voor het gebruik van ‘KVV vervroegd uitleveren’.

Barcode toevoegen in de V-EKT
De definitie van de V-EKT bevat het veld ‘Barcode distributiebon’, echter wordt deze volgens de invulinstructie [1] niet gevuld. Het veld is echter aanwezig in de V-EKT, zodat de wijzigingen beperkt kunnen blijven tot de invulinstructie.
De klok-barcode bestaat uit een voorloopcode, de veilingcode, het kloknummer, het (juliaanse) dagnummer, een commercieel transactienummer (het kloktransactievolgnummer), een logistiek transactievolgnummer, een herstartindicatie en het aantal fusten.
Op het moment dat binnen FloraMondo een KVV-transactie wordt gemaakt is het kloknummer niet bekend en kan kloktransactievolgnummer niet worden bepaald. Daarom is een alternatieve invulling noodzakelijk.
Wat wel bekend is is wat de bron is van de Klokvoorverkoop-transactie, FloraMondo of Floriday, en welk KVV-transactienummer deze bron heeft uitgegeven. De laatste 5 cijfers van het KVV-transactienummer zijn binnen een veildag in combinatie met een identificatie van de bron uniek (bij maximaal 100000 KVV-transacties per bron per dag).

Zie hiervoor de bijgeleverde documenten. 

• RFC (V-)EKT ihkv. KVV vervroegd orderpicken v1.0
• Concept Invulinstructie_Clockt_37 KVV vervroegd uitleveren

Onderstaand de opmerkingen van de swl’s met daarbij de reactie (in blauw) van de indiener.
NB: Niet genoemde swl’s hebben geen bezwaren dan wel hebben niet gereageerd.

Algemene reactie Fred Haak – Royal FloraHolland (indiener RFC):
Ik wil nog wel benadrukken dat we ons best gedaan hebben om de consequenties voor kopers en SW-leveranciers zo klein mogelijk te houden.
- Alleen de invulinstructie wijzigt.
- Zolang een koper geen gebruik maakt van vervroegd uitleveren, een dienst die RFH op dit moment nog helemaal niet biedt, maar dat in de toekomst wel wil gaan doen, maakt het niet uit of de koper gebruik maakt van het barcode-veld in de V-EKT of niet. Als hij het barcode-veld uit de V-EKT niet opslaat komt de juiste barcode altijd alsnog in de definitieve EKT mee. We leggen als het ware alleen de infrastructuur aan om in de toekomst vervroegd te kunnen gaan uitleveren.
- Mijn enige zorg zou zijn dat er kopers zijn die niet het barcode-veld uit de V-EKT of definitieve EKT gebruiken, maar deze zelf illegaal samenstellen uit de transactie-gegevens. De specificatie van de opbouw van de barcode is immers openbaar. Kopers die dat doen gaan nu in de problemen komen. Maar daar over zie ik geen enkele vraag terug, dus blijkbaar gebruikt iedereen zoals het hoort het barcode-veld.
- De implementatie aan de RFH-kant zou dan ook onafhankelijk moeten kunnen zijn van de vraag of alle SW-leveranciers en kopers de aanpassing al hebben geïmplementeerd of überhaupt gaan implementeren.

Opmerking BISIT:
1.    Welk kloknummer en kloktransactievolgnummer kunnen we dan verwachten die in de Barcode van de V-EKT gebruikt gaat worden?
- De barcode in de V-EKT bevat altijd kloknummer 97 (bron = FloraMondo) of 98 (bron = Floriday).
- Het kloktransactievolgnummer wordt gevuld met de laatste 5 cijfers van het KVV-ordernummer.
2.    Zal diezelfde barcode door de rest van het proces gebruikt blijven worden (Definitieve EKT)?
- Indien de KVV-transactie door Fulfilment-logistiek van RFH wordt afgehandeld, en er dus een mogelijkheid is dat de KVV-transactie voor het veilen van de partij wordt afgeleverd, dan zal de definitieve EKT dezelfde barcode bevatten als de V-EKT. Dit is ook de barcode die op de pakbon van Fulfilment-logistiek zal staan.
- Indien de KVV-transactie door de legacy klokdistributie van RFH wordt afgehandeld, dan zal de definitieve EKT de ‘traditionele’ barcode bevatten met het kloknummer waar de rest van de partij geveild is, en een eigen kloktransactievolgnummer. In dit geval zal de KVV-transactie niet afgeleverd worden voordat de definitieve EKT is verstuurd. De barcode uit de V-EKT moet dan dus overschreven worden door de barcode uit de definitieve EKT. De distributiebon bevat de barcode die in de definitieve EKT staat.
- De definitieve EKT bevat dus ALTIJD de juiste barcode. Zolang er niet daadwerkelijk vervroegd wordt uitgeleverd kan de koper de barcode in de V-EKT ook gewoon negeren.
- Dit stelt ons in staat om zeer flexibel over te schakelen van klokdistributie naar fulfilment-logistiek en vervolgens eerst vervroegd orderpicken en daarna vervroegd uitleveren te introduceren.

Opmerking ALFAPRO:
Dringt er sterk op aan dat het gecommuniceerde BTnr uit de (V)-EKT wordt overgenomen in de definitieve EKT. Er zijn verschillende scenario’s te bedenken, waarbij het scannen bij het binnen melden mis kan gaan. Hierbij gaan we er vanuit dat de definitieve EKT in alle gevallen wordt gestuurd i.v.m. keur.
- Het is helaas niet te voorkomen dat de barcode uit de V-EKT soms zal worden overruled door de barcode in de definitieve EKT. Dat heeft te maken met de legacy klokdistributie-systemen van  RFH. Die systemen stellen namelijk altijd zelf de barcode op basis van kloknummer/kloktransactie-volgnummer samen die op de distributiebon komt te staan. Maar als het via de legacy klokdistributiesystemen loopt zal de KVV-transactie ook nooit vervroegd worden afgeleverd, en de barcode in de definitieve EKT altijd correct zijn.
- Op het moment dat RFH volledig over is naar fulfilment logistiek correspondeert de barcode in de V-EKT weer altijd met die in de definitieve EKT.
- Uiteraard volgt er op een V-EKT altijd nog een definitieve EKT, direct nadat de resterende partij geveild is.

Opmerking PLANTION:
Is akkoord, maar kan de wijziging niet op korte termijn doorvoeren.
- Het Barcode-veld in de V-EKT hoeft geen verplicht gevuld veld te zijn. Plantion hoeft er dus ook geen gebruik van te maken.

Opmerking AXERRIO:
Ervan uitgaande dat de V-EKT de voorloop EKT is bij een KVV die opgevolgd wordt door een definitieve EKT heeft onderstaande geen impact in onze software.
- Dat is correct.

Opmerking W.K. Heyl Jr. BV:
Kan je het BT veld vullen met de nieuwe barcode? 
- Niet helemaal duidelijk wat hier de vraag is. Zie ALFAPRO: De ‘nieuwe’ barcode wordt in de V-EKT gevuld, maar kan in sommige gevallen worden overruled door de ‘oude’ barcode in de definitieve EKT. In die gevallen wordt de definitieve EKT echter altijd ontvangen voordat de KVV-transactie wordt afgeleverd. De barcode in de definitieve EKT is altijd correct.

Opmerking Hamiplant:
We begrijpen helemaal niet waarom er niet gewoon voor de DESADV gekozen wordt. De DESADV biedt veel meer mogelijkheden als de EKT en is al vele jaren de branche standaard voor onze directe handel. Naar ons idee geeft invoering van een V-EKT overbodige complexiteit en dus kosten.
Op zich hebben Rene en Rémon hier zeker een punt. De DESADV biedt inderdaad meer en betere mogelijkheden dan de EKT. Overstappen op de DESADV zou ik dan ook zeker willen aanmoedigen.
Dit neemt echter niet weg dat we daarmee voorbij zouden gaan aan de installed base van kopers die alleen de (V-)EKT gebruiken en geen behoefte hebben om over te stappen op de DESADV. Dit zou een belemmering kunnen vormen voor het gebruik van ‘KVV vervroegd uitleveren’.
De suggestie dat het zou gaan om de invoering van de V-EKT is niet juist. De V-EKT is een bestaand bericht dat al door een deel van de kopers die KVV doen wordt gebruikt om vroegtijdig digitaal de commerciële informatie van hun aankopen te verkrijgen. Daar voegen we nu qua informatie de barcode aan toe. Dat veld zit al in de definitie van de (V-)EKT.

Kopers die gebruik maken van de DESADV in plaats van de EKT en/of V-EKT hoeven helemaal niets te doen. Die blijven gewoon werken met de DESADV.
Kopers die gebruik maken van de EKT, maar niet van de V-EKT, hoeven ook niets te doen. De EKT bevat de barcode al. 
Kopers die gebruik maken van de EKT en V-EKT, maar die geen gebruik willen maken van ‘KVV vervroegd uitleveren’ hoeven ook niets te doen. Die kunnen de barcode in de V-EKT negeren, zoals ze nu ook al niet naar dat veld kijken.
Alleen kopers die gebruik maken van de EKT en de V-EKT, die gebruik willen maken van ‘KVV vervroegd uitleveren’ en die met het scannen van de barcode op de distributiebon/pakbon leveringen binnenmelden, zullen iets moeten doen.

Daarbij bestaat de dienst ‘KVV vervroegd uitleveren’ op dit moment nog niet. We proberen met minimale inspanning en complexiteit aan de kopers-zijde het vervroegd binnenmelden van KVV-transacties voor kopers die de (V-)EKT en de barcode op de distributiebon/pakbon gebruiken mogelijk te maken.

Opmerking FLORICODE: 
Nu er toch aan deze update wordt gewerkt zouden er wellicht nog wat verdere verduidelijkingen/aanpassingen kunnen worden opgenomen in deze invulinstructie:
-    Situaties m.b.t tot KOA (vanmorgen de vraag bijv. wat het ‘zetelnummer’ is bij een KOA transactie; over de invulling ingeval van KOA staat er nu niets in deze instructie
Het ‘zetelnummer’ van een KOA-werkplek is voor zover ik weet altijd al de identificatie van die werkplek geweest, naar ik meen in het formaat ‘GKWnnnn’. Hier in is in alle tijd dat KOA draait nooit iets veranderd.
-    Floriday gaat sinds vorige week over het maximaal aantal posities voor het transactienummer heen en wenst dit niet aan te passen; dit is op z’n minst slordig als Royal FloraHolland een update van haar invulinstructie gaat publiceren die hiermee in tegenspraak is.
Het is me niet duidelijk om welk transactienummer dit gaat, VN, AAJ, ON? Als Floriday zich niet aan de maximale lengte van velden in de EKT zou houden zou de verwerking bij kopers toch stuklopen?
Als het zo is dan is het slordig, maar ik ben niet in de positie om daar verandering in aan te brengen.
-    Er staat een kolom voor Plantconnect in; die moet eruit dan wel worden vervangen (en aangepast) aan FX
Dat is juist indien FX niet de exacte invulinstructie van PlantConnect volgt. Ik kan dat niet beoordelen. Anders is het slechts een ander systeem dat gebruik maakt van dezelfde invulinstructie.